이제 2008년이 저물어가니 2009년을 어떻게 기획해야 할까가 중요하다. 2009년 기획서와 제안서를 작성하기 위해서는 어떻게 해야 할까. 현명한 기획자라면 2008년을 재정리하고 2009년을 새롭게 도약할 기회로 삼아야 한다. 신간 '기획서 제안서 쓰기'(윤영돈 지음ㆍ랜덤하우스 펴냄)에서는 기획 제안은 요리에 비유한다. 재료(자료)를 구하고 레시피(정보)을 참조하면서 음식(기획서, 제안서)을 만드는 것이다. 이 책은 기획서 제안서 작성의 10계명을 상세하고 알기 쉽게 전한다. 지금부터 새로운 일을 하거나 제안할 때 필요한 <기획서 제안서 작성의 10계명>을 알아보자.
1. 빽빽하게 채우기 보다는 여백미를 고려하라.
아무리 좋은 글이라도 가독성이 떨어지면 불쾌감을 안겨준다. 페이지 상하좌우 여백이 너무 없으면 나중에 메모를 하거나 스프링, 철 등을 할 때 불편할 수 있다. 문자로 빽빽하게 채워진 슬라이드보다 깔끔하게 정돈되고 여백도 충분히 있는 슬라이드가 좋은 인상을 남긴다. 동양화의 여백은 들어내지 않을 때 더욱더 돋보인다는 것을 기억하라.
2. 기획서는 디테일보다 키워드로 요약하라.
기획서 제안서에서 자주 보이는 실수는 상세한 자료만 제시하고 요약이 없는 경우이다. 결과만 제시한다고 상대방이 알았을 것이라고 지레짐작하는 것이다. 전문가들은 인터넷의 발달로 조사 자료가 많은데 비해 그에 대한 정리가 약한 것을 지적한다. 무엇보다 중요한 것은 키워드 요약이다.
3. 포인트를 3가지로 정리하라.
기획서 제안서를 보는 상대방이 기억하기 쉽게 해줄 필요가 있다. 맥킨지에서는 매직 넘버magic number는 3이다. 어떤 일이든지 3가지로 정리하는 것이 고객을 마술처럼 설득시킬 수 있다는 것이다. 인간의 기억은 한계가 있음으로 한 번에 기억할 수 있는 것이 3가지이다.
4. 명확히 이해할 수 있는 흐름을 보여줘라.
고객을 이해시키기 위해서는 기획서?제안서 전체가 어떤 흐름으로 되어 있는지 보여줘야 한다. 어떤 절차로 진행되는지를 명확하게 해주는 것이 바로 화살표이다. 화살표를 사용할 때 유의해야 할 점은 좌측에서 우측로, 또는 위에서 아래로의 방향이 일반적이고, 반대로 사용할 경우는 의미를 분명하게 해야 한다. 특히 굵은 화살표를 사용하는 것이 좋다.
5. 딱딱한 문장만이 아니라 비주얼을 쓰는 것이 현명하다.
제안의 내용을 자신은 잘 알고 있지만 상대방은 그렇지 않을 수 있다는 것을 유념해야 한다. 기획서는 서술식보다 개조식으로 쓰는 것이 이해가 빠르다. 딱딱한 문장만 표현하는 것보다는 이해하기 쉽도록 비주얼을 쓰는 것이 현명하다.
6. 특색 없는 클립아트보다 실제 사진을 사용하라.
기획서는 일반적으로 일러스트레이션보다 사진을 쓰는 편이 좋다. 신문의 사진, 주간지의 사진 등을 평상시부터 스크랩하라. 또한 사회 현상이나 성장 산업 등의 뉴스 기사도 오려내어 보관해 두었다가 필요할 때 사용하면 그 현상 자체가 현실인 만큼 설득력이 있다.
7. 고객이 이해하기 쉽도록 비교법을 사용하라.
사람을 이해시키는 것 중 가장 좋은 방법 하나가 비교법이다. 수치적인 정보, 특히 비율이나 증가, 감소 등을 설명하는 경우에는 고객이 이해하기 쉽도록 가능한 도표나 그래프화해서 비교하는 것이 좋다. 그래프에도 여러 종류가 있으므로 어떤 그래프가 가장 설명하기 쉬운 것인가를 항상 고려해야 한다.
8. 수치보다 그래프로 표현하는 방법을 연구하라.
좌뇌보다 우뇌가 빠르다. 즉 이성적인 것보다 감성적인 것이 판단을 하게 만드는 것이다. 수치가 많은 자료를 설명할 때는 그래프로 바꿀 수 있을지 생각해본다. 그래프로 표현할 때 수치만 제시하는 경우에는 상대방이 이해하기 힘드니 주의하는 것이 좋다. 도형이나 그림을 사용하여 표현하는 방법을 연구하라.
9. 난잡하지 않도록 이미지를 통일하라.
기획서는 일반적으로 가장 주의해야 할 점이 난잡함이다. 각 포인트에 대해서 다양하게 고안하여 작성했더라도 전체적으로 봤을 때, 통일된 이미지로 만들어져 있지 않다면 효과는 반감되어 버린다. 전체적인 레이아웃을 잡아서 서체의 종류와 글자 크기까지 통일감을 주면 더욱더 신뢰감을 줄 수 있다. 제안서를 훑어보았을 때, 전체가 유기적이면 신뢰감이 간다.
10. 고객의 꿈을 실현시키는 제안을 하라.
제안의 목표는 고객의 꿈을 실현시키는 것이다. 따라서 제안서에는 고객을 끌어당길 만한 것이 담겨져 있어야 한다. 얼마나 이익을 얻느냐도 중요한 문제이지만, 그 이전에 고객의 동기를 유발시키는 제안서를 작성하는 게 더 중요하다. 그렇다고 뜬구름 잡는 제안이 아니라 구체적인 동기를 갖도록 유발시키는 것이 제안서의 역할이다. 제안을 하기 전에 반드시 고객이 원하는 바가 무엇인지를 메모하는 습관이 필요하다.
- 기획서 제안서 쓰기 - 윤영돈